Õppejõudude korduma kippuvad küsimused õppijate isikuandmete kaitse kohta

Kas ma tohin kasutada õppetöös ülikooliväliseid keskkondi (nt Google Drive)? 

Õppetöös peab kasutama ülikooli hallatavaid õpikeskkondi, mis asuvad ülikooli serveris või mille kasutuslitsentsid on ülikoolil ostetud (vt https://ut.ee/et/e-oppe-voimalused). Arvutiteaduse instituut ning matemaatika ja statistika instituut kasutavad e-kursuste loomiseks lisaks Moodle’ile ka vikit, vt https://courses.cs.ut.ee ja https://courses.ms.ut.ee. 

Ülikooliväliste õpikeskkondade (nt Google’i rakendused, Facebook, Slack jm) kasutamisel  

• tuleb enne kindlaks teha, kas teenusepakkuja hoiab isikuandmeid ELi territooriumil asuvas serveris ja vastab ka muus osas isikuandmete kaitse nõuetele. Kui need tingimused ei ole täidetud või kui vajad abi hindamisel, mil määral vastab keskkond andmekaitse nõuetele, siis tuleb küsida nõu andmekaitse peaspetsialistilt (andmekaitse@ut.ee); 
• tuleb veenduda, et õppijatel on keskkonda juurdepääs ülikooli arvutivõrgu kontoga või ülikooli loodud kontoga, mis eelistatult tuleb luua ut.ee e-posti aadressiga; 
• kui ut.ee e-posti aadressiga konto kasutamine ei ole võimalik, tuleb küsida õppijalt kirjalik nõusolek tema isikliku e-posti aadressi kasutamiseks või luua võimalused, et ta saaks ise keskkonnaga liituda; 
• ei ole vaja luba, kui keskkonna kasutamiseks ei ole tarvis luua kasutajakontot (nt Padleti veebitahvel, Mentimeeter jms) ning kui nendes ei töödelda isikuandmeid.

Kas ma õppejõuna tohin õppijatega suhtlemiseks või ulesannete esitamiseks kasutada oma ülikoolivälist e-posti aadressi (nt gmail.com)? 

Õppijatega suhtlemiseks ja muuks õppetööga seotud tegevusteks on soovitatav kasutada eelisjärjekorras Moodle’i õpikeskkonda. E-posti teel suhtlemisel peab õppejõud kasutama ut.ee e-posti aadressi. Ülikooliväliste e-posti aadresside kasutamine õppijatega suhtlemiseks ja ulesannete esitamiseks ei ole isikuandmete kaitse seisukohast lubatud. Kui aga õppija saadab oma ülikooliväliselt e-posti aadressilt kirja õppejõu ut.ee e-posti aadressile, siis võib vastuskirja saata õppija samale e-posti aadressile. 

Kas ma võin jagada õpitulemuste kohta koostatud Exceli faili kõikide õpperühma liikmetega? 

Õpitulemused (hinded, punktid) saab kanda Moodle’i kursusel olevasse hindetabelisse (iga õppija näeb vaid oma hindeid) või ÕIS-i. Samuti võib hinde teatada õppijale privaatselt e-kirja teel ut.ee e-posti aadressi kasutades. 

Kõikide õppijate tulemusi sisaldavaid faile ei jagata. Ka siis, kui õppijate nimed on asendatud näiteks matriklinumbritega, ei ole hea tava ühisfaili jagada, sest muudes kontekstis võidakse matriklinumbreid levitada koos nimedega ja sel juhul oleksid õppijad ikkagi tuvastatavad. 

Kas Moodle’i kursuse hindetabelis näevad õppijad ka üksteise tulemusi? 

Moodle’i kursuse hindetabelis näeb iga õppija vaid oma hindeid. Seega on see parim võimalus hindeid privaatselt ja ilma isikuandmeid levitamata teatavaks teha.

Kui kaua ma võin õppijaid Moodle’i kursusel hoida? 

Õppejõud saab otsustada, kui kaua ta soovib õppijaid kursusel hoida, kuid soovitatav on kursus õppijatest ja õpitegevusest tühjendada semestri lõpus, kui ei ole kokku lepitud teisiti. Täiendusõppekursuste puhul võiks seda teha hiljemalt kuus kuud pärast koolituse lõppu. See on vajalik sellepärast, et iga aasta juulis kustutatakse Moodle’i andmebaasist nende täiendusõppijate kontod, kes pole seotud ühegi kursusega ega ole 365 päeva Moodle’isse sisenenud. Kui kursusi ei tühjendata, jäävad täiendusõppijate andmed põhjendamatult kauaks Moodle’i andmebaasi. 

Kas semestri lõpus on kohustus Moodle’i kursus õppijatest ja nende tegevustest kustutada? 

Vastavalt Moodle’i kasutustingimuste (https://moodle.ut.ee/utpolicy.php) punktile 4.2 on õppejõududel õigus kursus pärast õppetöö lõppu õppijatest ja õpitegevusest tühjendada. Tungiv soovitus on seda semestri lõpus teha.

Kindlasti on vajalik Moodle’i kursus tühjendada siis, kui see ei ole olnud juba kaks aastat kasutusel. Igal suvel kustutatakse kontod, mille omanik pole seotud ühegi kursusega ega ole 365 päeva jooksul Moodle’isse sisenenud. Vanade õpperühmade kursusel hoidmine tekitab olukorra, et aegunud kasutajakontosid ei kustutata. 

Kas ma tohin kasutada BigBlueButtoni, Zoomi või Teamsi veebiseminari salvestist järgmise õpperühmaga? 

Kui salvestisel on äratuntavalt õppijate isikuandmed (nimi, videopilt), tohib seda jagada järelvaatamise eesmärgil sama õpperühmaga. Muu õpperühmaga võib seda jagada vaid siis, kui kõik salvestisel olevad õppijad on selleks kirjaliku loa andnud. Sealjuures jääb õppijale õigus hiljem luba tagasi võtta ja paluda salvestise jagamise peatamist.

Kui salvestisel on õppijad tutvustanud teistele oma kodutöid, tuleb jälgida, et isikuandmed (isiklik e-posti aadress, kodune aadress jms) ei oleks nähtavad.

Kui Moodle’i kursus tühjendatakse õppijatest ja õpitegevusest, siis vaikimisi tühjendusseadete puhul BigBlueButtoni salvestisi ei kustutata. Seega tuleb kursuse tühjendamisel veenduda, et valite seade, et salvestised kustuvad. Vajaduse korral võib kustutada salvestised käsitsi või peita need järgmiste õppijate eest. 

Kui alustate uue õpperühmaga MS Teamsis kursuse töörühma kasutamist, siis veenduge, et uuel õpperühmal ei ole töörühmas ligipääsu vana õpperühma isikuandmetele (sh veebiseminaride salvestustele, mis võivad paikneda töörühma failides SharePointis või siis Streamis). 

Kui minu Moodle’i kursusel on liidestus MS Teamsiga, siis mida peaksin silmas pidama kui alustan MS Teamsi töörühma kasutamist uue õpperühmaga? 

Kui alustate uue õpperühmaga MS Teamsis kursuse töörühma kasutamist, siis veenduge, et uuel õpperühmal ei ole töörühmas ligipääsu vana õpperühma isikuandmetele.  

Kui kursuse MS Teams töörühmas on eelmise õpperühma õppijate isikustatud vestlused või failid (sh juurdepääs videosessioonide salvestustele, kus on eelmise õpperühma õppijate isikuandmed), siis teil MS Teamsi töörühma omanikuna on isikuandmete kaitse pärast kohustus need kustutada, kui eelmise õpperühmaga pole teisiti kokku lepitud. Eelmise õpperühma andmeid on teil võimalik kustutada käsitsi (vestluse puhul tuleb iga postitus kustutada eraldi) või kui sisu on kustutamiseks palju, siis andke sellest teada eope@ut.ee ning me võtame kursuse ja Teamsi liidestuse maha, mille tulemusena kustutatakse MS Teamsis kursuse töörühm koos sisuga (kanalid, vestlused, failid, töörühm koos liikmetega) ning kui lisame liidestuse tagasi, siis luuakse kursusele uus, eelmisest sisust puhas MS Teamsi töörühm.

Kas ma tohin jälgida ja salvestada õppijate eksamisooritamist? 

Vaata korduma kippuvad küsimused eksami ja testi videosalvestamise kohta: https://wiki.ut.ee/pages/viewpage.action?pageId=101221107 

Kui kaua ma tohin hoida eksamite videosalvestisi? 

Kui ei ole kirjalikult teisiti kokku lepitud, siis tohib videosalvestist hoida üksnes õppetööga seotud toiminguteks ja kuni semestri lõpuni. Semestri lõpus tuleb salvestised kustutada. 

Kas ma tohin kontrollida õppija konfidentsiaalse sisuga lõputööd Ouriginali plagiaadituvastustarkvara abil? 

Ouriginali üleslaetud tööd jäävad selle andmebaasi ja neid kasutatakse omakorda edaspidi allikatena, millega võrreldakse teisi üleslaaditud töid. Ouriginal ei ole tööde avaldamise keskkond ja üleslaaditud tööd ei saa andmebaasist otsinguga leida. Seda näidatakse teistele kasutajatele vaid siis, kui tekib kattuvus selle töö osadega. 

Seega võib õppijate konfidentsiaalseid töid Ouriginalis kontrollida, kuid vajadusel võib paluda administraatoril konfidentsiaalse sisuga faili Ouriginalist kustutada, saates palve aadressil eope@ut.ee. Kustutamispalve tulema õppejõult, kelle vastuvõtja-aadressi töö üleslaadimiseks Ouriginali kasutati. Õppija esitatud nõuet ei aktsepteerita. 

Õppija ei soovi, et teised Ouriginali kasutajad saaksid tema tööd Ouriginalist alla laadida. Mida peaksin soovitama tal teha? 

Kui autor ei soovi hoida oma tööd Ouriginalis indekseerituna, on tal võimalus see indekseeritud andmebaasist vabastada (exempt). Selleks tuleb pärast töö esitamist järgida Ouriginali saadetud kirjas olevaid juhiseid. Töö jääb küll Ouriginali andmebaasi ja edaspidi võrreldakse sinna laaditud töid ka selle tööga, kuid kuvatakse vaid kattuvad osad ning tööd pole võimalik tervikuna näha ega alla laadida.