Lepingu sõlmimise protsess
Lepingu sõlmimise algatab juhendaja. Juhendaja teavitab instituuti ühisjuhendamise lepingu sõlmimise soovist ning vajadusel lepib kokku doktoriõppe õppekoha taotlemise juhul, kui juhendatav tuleb teisest ülikoolist.
Juhendaja pöördub õppeosakonda doktoriõppe peaspetsialisti poole, et valmistada ette ühisjuhendamise leping. Juhendaja edastab lepingu jaoks vajaliku info: partnerülikooli nimi, kontakt partnerülikoolist, millises ülikoolis on planeeritud kaitsmine. Ülejäänud küsimused täpsustatakse lepingu koostamise käigus koos partnerülikooliga.
Doktoriõppe peaspetsialist kooskõlastab partnerülikooli esindajaga lepingukavandi sisu ja saadab lõpliku versiooni juhendajale, kes esitab lepingu kraadi andvale nõukogule. Lepingu kinnitab kas kraadi andev nõukogu (kui leping vastab doktoriõppe eeskirjale) või senat ja seejärel kraadi andev nõukogu (kui leping ei vasta doktoriõppe eeskirjale).
Üldjuhul sõlmitakse ühisjuhendamise leping doktorandi esimesel või teisel õppeaastal. Paljudel välisülikoolidel on reguleeritud ühisjuhendamise lepingute sõlmimise tähtajad.