Thema 1: Abschätzung und Planung des Projektbudgets

Dieses Thema zeigt, wie Studierende den finanziellen Aufwand für ein Projekt zu digitalem studentischem Engagement einschätzen können, welche Faktoren dabei zu berücksichtigen sind und wie diese budgetiert werden. Die Lernziele bestehen darin, ein Verständnis für die Budgetierung eines Projektes zu schaffen, welche Faktoren dafür beachtet werden müssen und welche Methoden es gibt, um ein Projekt finanziell abzusichern.

 

Warum ist die Planung eines Projektbudgets wichtig?

Ein Projekt kann nur dann umgesetzt werden, wenn es über die entsprechenden Ressourcen verfügt. Die Ermittlung des Ressourcenbedarfs und die Beschaffung dieser Ressourcen vor Beginn eines Projektes sind daher von entscheidender Bedeutung. Eine sorgfältige Planung ist erforderlich, um die Rahmenbedingungen dafür zu schaffen, dass das Projekt seine Wirkung entfalten kann.

Ein Projektbudget umfasst eine Schätzung der Gesamtkosten für die verschiedenen Phasen eines Projektes. Dazu gehören Kosten für die Einrichtung eines Arbeitsplatzes, Materialien, Ausstattung, Raummiete für Arbeitsplätze und Sitzungen, Reisekosten, Werbekosten usw.

 

Gründe für die Planung eines Projektbudgets

Die Erstellung eines Projektbudgets dient dazu, dass alle mit dem Projekt verbundenen Kosten und andere unerwartete Ausgaben, die während der Laufzeit des Projekts anfallen können, gedeckt sind.

Auf Basis der Budgetplanung kann ein Finanzbedarf an potentielle Förderer und Sponsoren mitteilt und angeben werden, wie viele Mittel in welcher Projektphase benötigt werden.

 

Wie ein Projektbudget erstellt wird

Bei der Erarbeitung eines Projektbudgets müssen die einzelnen Kostenstellen berechnet werden. Das Budget muss gründlich erstellt werden, damit gewährleistet werden kann, dass keine Kategorien übersehen werden, die sich auf die Sicherung der Finanzierung eines Projektes auswirken können. 

Bei der Erstellung eines Projektbudgets gilt es, eine Reihe von wichtigen Aspekten zu berücksichtigen und verschiedene Schritte zur Kostenabschätzung für ein Budget anzuwenden.

Folgende Schritte gilt es bei der Erstellung eines Projektbudgets zu beachten:

 

1. Erstellen einer Aufgabenliste Durch die Erstellung einer Aufgabenliste kann auf einen Blick gesehen werden, welche Aufgaben bei jedem Meilenstein des Projekts zu erledigen sind. Anhand einer Aufgabenliste sehen die Teammitglieder*innen, was in jeder Phase des Projekts zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist. Die Aufgaben im Verlauf eines Projektes können auch während der Planungsphase des Projekts festgelegt werden. Auf diese wird in Modul 4 näher eingegangen.

2. Recherche der Kosten für jede Aufgabe Für die Erstellung eines Projektbudgets gilt es, für jede Aufgabe die benötigten Ressourcen zu recherchieren und die dafür erforderlichen Kosten zu veranschlagen. Wichtig bei diesem Schritt ist es, einen realistischen Zeitrahmen für jede Aufgabe anzugeben. Abschließend sollen alle Kostenstellen addiert werden – so wird das vorläufige Projektbudget ersichtlich. Die Eingabe aller Angaben in ein übersichtliches Arbeitsblatt kann in dieser Phase sehr hilfreich sein. Es empfiehlt sich, das Arbeitsblatt in zwei Spalten zu unterteilen: Eine Spalte ist für „Aufgaben“, die andere für „Kostenvoranschlag“ vorgesehen. So kann auf einen Blick gesehen werden, welche Kosten für die Bearbeitung einer jeden Aufgabe erforderlich sind.

3. Einplanung von unvorhergesehenen Ausgaben Unvorhergesehene Kosten einzuplanen, ist für alle Projektbudgets äußerst wichtig, da nie davon ausgegangen werden kann, dass nicht zusätzliche unerwartete Kosten im Verlauf eines Projektes auftreten können. Ein guter Richtwert für einen Zuschlag für unerwartete Ausgaben sind 10 % der gesamten Projektkosten. Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass die Kosten für das Projekt im Rahmen des veranschlagten Budgets bleiben. Abschließend ist es ratsam, eine andere Person zu bitten, einen prüfenden Blick auf die Budgetplanung zu werfen. Dadurch kann sichergestellt werden, dass alle Aspekte berücksichtigt und kein wichtiger Kostenpunkt vergessen wurden.

 

Dieses Video informiert über Grundlagen der Erstellung eines Projektbudgets:

https://www.youtube.com/watch?v=EyPFi0YO32M

 

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