Tópico 1: Estimativa dos Custos do Projeto e Necessidades Financeiras
Este tópico identifica como começar a pensar nos custos de um projeto de DCE, quais são os fatores envolvidos e como orçamentá-los. Os objetivos de aprendizagem deste tópico é criar uma compreensão do orçamento, quais os fatores que precisam de ser contabilizados, bem como as diferentes ferramentas e maneiras pelas quais um projeto de DCE se pode desenvolver financeiramente.
Porque é que o planeamento e orçamento de um projeto são essenciais?
Um projeto só pode ganhar vida se tiver os recursos para isso. É essencial determinar quais são as necessidades de recursos e obter fundos desde o arranque do projeto. Para isso, está implícito um planeamento rigoroso para garantir que o projeto atinja todo o seu potencial.
Comece com o orçamento do projeto. O que é?
Um orçamento de projeto é uma estimativa dos custos gerais ao longo das diferentes fases do seu projeto. Isso pode incluir aspetos como custos de recursos humanos/remunerações, custos de instalação (por exemplo: local de trabalho, ferramentas, equipamentos, etc.), custos de operação (aluguer de uma sala para postos de trabalho e reuniões, custos de viagem, etc.), materiais necessários, custos de promoção e divulgação, etc.
Razões para planear e orçamentar
A criação de um orçamento ajudará a garantir a cobertura de todos os custos envolvidos no projeto e quaisquer outras despesas inesperadas que possam ocorrer durante a vida útil do projeto.
O orçamento também comunicará às partes interessadas as suas necessidades financeiras e o volume de fundos necessários em cada etapa do projeto.
Esta, por sua vez, será a meta de financiamento/solicitação com base em evidências do projeto.
Como criar um orçamento de projeto
Como podemos calcular os valores e fazer um orçamento de projeto que preencha todos os requisitos?
Um orçamento precisa de ser compilado minuciosamente para garantir que o gestor não perde qualquer componente que possa afetar a garantia de financiamento. Pode ser a diferença entre estar seguro e estar endividado.
Há vários aspetos-chave que necessita examinar ao elaborar o orçamento e diferentes métodos de estimativa de custos para um orçamento. Aqui estão os passos mais básicos na criação de um orçamento simples.
1. Crie uma lista de tarefas
Este passo ajuda a identificar o que irá realizar em cada etapa do projeto. Também ajudará os membros da equipa a compreender o papel que desempenham individualmente em cada fase do projeto. Essa tarefa também pode ser estabelecida durante as etapas de planeamento do projeto.
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2. Custo de investigação de cada tarefa
Para cada tarefa, avalie o custo em termos de recursos, materiais e tempo necessários para todas as tarefas. Inclua prazos realistas para alcançar cada um. Adicione todas as estimativas de custo juntas. Assim obtém um orçamento provisório para o projeto. Inserir todos os dados numa tabela pode ser muito útil para esta etapa. Ao dividir a tabela em duas colunas – uma para ‘Tarefas’ e outra para ‘Estimativa de Custo’, facilmente verifica o que é necessário para cada item da sua lista.
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3. Orçamento de contingência
Prever uma contingência é extremamente importante para todos os orçamentos de projetos. Nunca se sabe quando podem surgir custos extras inesperados, e a última coisa que pretende é comprometer o progresso do projeto devido a custos adicionais. Uma boa linha de base para uma contingência é 10% do custo total do projeto. Isso garantirá que tem fundos para manter o projeto dentro do orçamento.
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Finalmente, suporte-se numa outra pessoa para dar uma última validação ao conteúdo, de forma a garantir que todos os ângulos estão cobertos.
Assista a este vídeo que aborda os conceitos básicos de gestão de custos do projeto.
https://www.youtube.com/watch?v=EyPFi0YO32M
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