Tellimuse sisestamine

Kui külastaja profiili andmed on üle kontrollitud või siis uuele külastajale profiil loodud, alustatakse tellimuse väljade täitmist. Tellimuse aken näeb programmis välja selline:

Ülemine plokk selles aknas täidetakse automaatselt profiilist saadud andmetega. Seega, mida detailsemalt olete täitnud külastaja profiili, seda täpsemalt kuvatakse need andmed tellimusele.

Tellimuse täitmine algab saabumis- ja lahkumiskuupäevade määratlemisest, mida saate kontrollida ööde arvuga. Järgnevalt määratletakse tubade arv, täiskasvanute ja laste arv. Laste vanusel tehakse vahet sõltuvalt sellest, kas ta ööbib eraldi voodis või mitte. Enamikus hotellides saavad kuni 4 (sageli ka kuni 6) aastased lapsed ööbida tasuta, vanemate laste eest tuleb tasuda näiteks pool lisavoodi maksumusest. Kuigi mittemaksvate laste arv hinda ei mõjuta, on siiski külastajate andmete täitmine oluline.

  • Room type - kajastab toa tüüpi, milles külastaja peatuda soovib.
  • Rate code - kajastab hinnakoodi, mis külastajale määratakse. Kui külastaja on tavaklient ja talle ei laiene ükski soodustus, siis ta maksab kõige kallimat hinda ehk siis letihinda (rack rate).

Tellimust tehes ei sisestada külastajale toanumbrit, vaid seda tehakse sissergistreerimisel. See jätab vastuvõtutöötajale vabaduse registreerida külastajad tubadesse sellisel järjekorras, kuidas eelnevad külastajad tube vabastavad ja kuidas neid koristada jõutakse.

Järgmine plokk andmeid sisaldab hotelli turundusosakonna jaoks olulisi välju. Siin on sellised väljad nagu MarketSource ja Channel

  • Market - kliendi tüüp (kas puhkaja või tööreisil viibija). 
  • Source - kas tegu on juhukliendi, ettevõttega seotud külastaja või hoopis reisibüroo vahendatud külastajaga). 
  • Channel - millise kanali vahendusel külastaja tellimus hotelli jõuab (inimene käis isiklikult kohal, telefonitsi, e-posti vahendusel, reisibüroost, internetiportaali vahendusel).

Discount lahtrid võimaldavad kliendile tema hinnakoodist allahindluseid teha. Disc. amount lahtrisse sisestatakse summa eurodes, järgmisesse aga protsentides. Mõlemat lahtrit korraga täita ei tohi, sest siis ei oska programm õigeid arvutusi teha. Allahindlused peavad alati olema põhjendatud, seega tuleb lisada selgitus, miks seda tehti.

  • C/I time - sisseregistreerimise aeg (programm pakub tavapärast, mis on alates kella 14.00), sisestada tuleb kellaaeg siis, kui külastaja saabub tavapärasest väga erineval ajal.
  • C/O time - hotellist välja registreerimine (programm pakub esialgu tavapärast, mis on kell 12.00), uus kellaaeg tuleb sisestada juhul kui külastaja soovib toa vabastada hiljem kui ette nähtud.

Järgmised kolm lahtrit puudutavad külastaja makseviisi ja maksmise garanteerimist: 

  • Guarantee - millisel viisil tellimust garanteeritakse.
  • Pay Method - kuidas külastaja maksab (sularaha, arve, erinevad krediitkaardid).
  • Credit limit - hotellisisene krediidilimiit (igas hotellis erinev ja hotelli enda kehtestatav).

Järgmised:

  • No post - kui siia lisada linnuke, siis selle abil saab sulgeda krediidilimiidi ületanud külastajate arved, st et tema toale ei ole lubatud lisakulutusi (näiteks restorani arvet) juurde kanda.
  • Room features - toa lisavõimalused (näiteks Wifi, liflti lähedus, võimalikult kõrgel korrusel, võimalikult madalal korrusel, vanniga tuba jne). Kui külastajal on soov saada kindlatele kriteeriumitele vastavat tuba, siis siin saab neid kriteeriume määratleda.
  • Remarks - olulised lisamärkused, mida on külastajaga seoses vaja lisada (näiteks taimetoitlane jmt).
  • CRS no - kasutatakse juhul kui tegemist on mõne tsentraalse broneerimissüsteemi vahendusel saabunud tellimusega ning tellimus seotakse selle numbriga.

Kui andmed on sisestatud ja üle kontrollitud, tuleb need lõpuks kinnitada allservas oleva OK nupuga.

back forward