5. Отчетность

Важной, но часто недооцененной частью в руководстве проектной деятельностью является составление отчета. Обычно отчетность представляют как быстрое составление итогов проекта для фонда, но на самом деле отчетность ― очень важный инструмент руководства для самих ходатайствующих. Также стоит отметить, что отчетность составляется не в конце проекта, а в течение всего проекта.

Текущее наблюдение и контроль за реализацией проекта: для упрощения отчетности по проекту следует самим для себя выработать принципы текущего наблюдения и контроля. Намного легче составить отчетность, если у Вас под контролем все аспекты проекта на всех этапах проекта ― как на этапе составления промежуточного отчета, так и при составлении итогового отчета. Текущее наблюдение и контроль означает контроль за выполнением первоначального плана проекта, выполнением плана деятельности и исправлением в руководстве проектной деятельностью.

Для составления отчета в процессе проекта руководителю проекта или членам команды необходимо:

• сравнить первоначальный план деятельности и список действий ― проконтролировать, проводятся ли действия своевременно, надо ли для завершения действий дополнительное время или действия завершаются раньше, может быть, некоторые действия перестали быть актуальными и от них можно отказаться, или возникла необходимость в новых действиях, которые не были предусмотрены при планировании проекта;
• оценить масштаб и качество реализованных действий ― помогли ли данные действия процессу реализации проекта, как было запланировано ранее, или способствовали возникновению новых действий, росту расходов и стали препятствием при достижении результата проекта; оценить, как команда справилась с обязанностями;
• сопоставить запланированный бюджет с реальной картиной состояния доходов и расходов (поскольку план деятельности напрямую связан с бюджетом). Важно знать временное поступление денежных средств, остаток на реализацию последующих действий, выполняется ли распределение денежных средств согласно графику или есть неизрасходованные средства или, наоборот, увеличение расходов;
• оценить мотивацию команды в ходе реализации проекта ― готовность к совместной работе друг с другом и одинаковое понимание целей, привлечено ли в проект достаточно людей, какие имеются возможности для привлечения новых членов, надо ли кого-то заменить или отказаться от работы кого-то из членов по причине нехватки денежных средств или, к примеру, окончания выполнения определенных действий. 

Помните, отчет – это анализ Вашей работы! В первую очередь он составляется для Вас самих.