Бюджет ― это список денежных расходов и доходов на определенный период времени. Последний и важный этап в процессе планирования проекта ― это определение связанных с действиями и задачами расходов. Итог этого планирования ― составленный бюджет. Предпосылкой для составления бюджета является план действий и план ресурсов.
Этапы составления бюджета:
- планирование действий проекта;
- определение единицы расходов;
- определение количества единиц;
- определение цены единицы;
- учет расходов на определенный период проекта и на весь проект.
В бюджете проекта важно очень точно определить расходы и пояснить их необходимость.
Пример: При планировании обучения нельзя просто написать «организация обучения», следует описать все статьи расходов отдельно: аренда помещений, стоимость питания, аренда техники, оплата работы лектора и т. д.
Все расходы по проекту должны быть пригодными.
При планировании бюджета необходимо учитывать следующее.
- Обязательно надо знать точную стоимость. Вы можете рассчитать ее, запросив ценовое предложение. Учтите, что ценовое предложение должно быть действительно на весь планируемый период проекта.
- Сравните между собой цены и за основу возьмите оптимальный прогноз.
- Учитывайте временной ресурс при запросе ценового предложения. Следует узнать, сколько, к примеру, будет стоить продукт / услуга через три месяца. Фонд дает либо сумму, которую Вы запрашиваете, либо меньше, но точно, не больше той, о которой Вы ходатайствуете. В отчете по проекту необходимо представить все расходы, исходя из предоставленного фонду бюджета.
- Не забудьте о налогах. Налог ― это денежное обязательство, которое, согласно законодательству, выплачивает юридическое или физическое лицо государству или местному самоуправлению.
- Составляйте реальный бюджет, не стоит пускать «воздух» в бюджет. Работа представителей фонлдов ― оценивать большое количество проектных заявок.
- Следуйте руководству по составлению ходатайств того или иного фонда: иногда фонд не разрешает делать траты до перечисления денег из фонда на банковский счет.
- Часто фонд выдвигает требование по использованию одного банковского счета для одного проекта.
- В бюджете должны быть только те расходы, которые предусмотрены для реализации проекта.
Часто фонд требует со- или самофинансирование. Процент со- или самофинансирования должен быть определен в требованиях фонда.